‘봄의 마음’을 가져라

회의 잘하는 비결 ①

아이앤유 제공

노란색과 분홍색은 자칫 촌스러워 보일 수 있는 색깔이다. 그렇지만 산과 들에 핀 노란 산수유, 분홍빛 진달래를 보라. 촌스러워 보이기는커녕 봄의 화사함을 느낄 수 있다. 아마 노란색과 분홍색이 산수유와 진달래의 봄을 기다렸던 간절한 마음의 색깔임을 알기 때문일 것이다. 우리의 일상사도 크게 다르지 않다. 무엇을 계획하고 실천하기에 앞서 행하려는 마음가짐이 제일 중요하다. 회의도 마찬가지다. 회의에서 각자가 자신의 이야기를 잘하려 한다면 회의가 중구난방이 되기 쉽다. 반대로 자신의 이야기를 아껴도 회의는 제대로 진행되지 않는다. 회의를 회의적이게 만들 뿐이다.

회의를 잘하기 위한 첫 번째 비결은 시각을 바꾸는 것이다. ‘어떻게 하면 사람들에게 내 얘기를 잘 전달할까’ ‘어떻게 하면 회의를 빨리 끝낼까’ ‘어떻게 하면 사람들이 회의에 잘 준비해서 들어오게 할까’라는 생각을 모두 내려놓는다. 대신 회의 참석자가 가진 생각에 호기심을 갖고 그 생각을 최대한 이끌어내서 한 사람 한 사람이 따로 일할 때는 발견하지 못했을 ‘집단의 지혜’를 어떻게 얻을 수 있을지 고민해본다. 즉 자기 이야기를 하기보다는 다른 사람의 의견을 경청하고, 그 내용을 제대로 이해하고 있는지 상대방에게 확인한다. 모두가 핵심 내용을 볼 수 있게 기록하고 모든 사람이 회의에 적극적으로 참여하도록 독려하는 퍼실리테이터(Facilitator)가 돼야만 한다. ‘일을 쉽게 하도록 돕는 사람’ 혹은 ‘촉진자’를 뜻하는 퍼실리테이터는 주어진 시간 내에 회의가 효과적으로 진행되도록 세심하게 배려하며 소통을 촉진한다.

회의를 효과적으로 이끄는 데 많은 기법과 기술이 있지만, 무엇보다 중요한 것은 자신을 퍼실리테이터로 정하고, 퍼실리테이터의 마음을 갖는 것이다. 내 주장을 잠시 접어두고 다른 사람들의 소통에 초점을 맞추는 퍼실리테이션은 업무에 지치고 방어적인 사람의 마음마저 열게 하는 ‘봄바람’이다. 나 스스로 퍼실리테이터가 되겠다는 봄의 마음을 가지면, 이제부터 공개될 ‘비밀노트’의 다양한 기법과 기술이 유용한 도구가 될 것이다. (다만, 그런 마음을 갖지 않은 사람에게는 오히려 여러 사람을 다치게 하는 무기가 될 수도 있다.)

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당신이 몰고 올 봄바람은 당신뿐 아니라, 회의실에 함께한 참석자들의 잠재력까지 활짝 꽃피우는 마술을 부리게 될 것이다.

채홍미 인피플컨설팅 대표· 저자

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